PŘIHLÁŠKA
Účast na akci je podmíněna doručením řádně vyplněné „ZÁVAZNÉ PŘIHLÁŠKY“ na adresu organizátora akce. Přihláška je umístěna na webových stránkách organizátora v podobě pdf. ke stažení nebo on-line k vyplnění. Podpisem účastník stvrzuje, že byla uzavřena smlouva, jejíž smluvní podmínky jsou uvedeny v Závazné přihlášce. Přihlašovatel potvrzuje odesláním této přihlášky z mailové adresy uvedené v záhlaví, uzavření smlouvy o poskytnutí výstavních a prodejních ploch, případně poskytnutí dalších dohodnutých služeb. Přihlášky vyplněné a dopravené organizátorovi oběma možnými způsoby jsou organizátorem automaticky vedené jako závazné.
Přihláška zaslaná organizátorovi je pro účastníka akce závazná, a to i v případě, že organizátor nemůže splnit všechny požadavky žadatele (např. druh a velikost plochy, její umístění apod.). Konečné rozhodnutí o přijetí přihlášky provádí výhradně pořadatel akce.
Tematickou náplň a zaměření výstavy určuje pořadatel. Odesláním přihlášky se účastník akce zavazuje dodržovat Závazné podmínky účasti, Organizační pokyny, Požární a bezpečnostní pokyny jednotlivých výstav a Provozní řád výstaviště.
VÝSTAVNÍ PLOCHA
O umístění expozice rozhoduje organizátor, a to zejména s ohledem na tematické členění výstavy, vhodnost místa, celkové uspřádání expozice a její estetickou úroveň. Organizátor je oprávněn, pokud k tomu má závažný důvod, ještě před zahájením realizace expozic změnit umístění účastníka, aniž by měl účastník akce nárok na odškodnění. Přidělenou výstavní plochu nelze rozšiřovat ani měnit, nelze ji přenechat třetí osobě bez písemného souhlasu organizátora. Pokud se účastník akce nedostaví 2 hod. před oficiálním otevřením výstavy, organizátor si vyhrazuje právo disponovat s neobsazeným prostorem dle vlastního uvážení.
EXPONÁTY A ZBOŽÍ
Účastník akce se zavazuje vystavovat exponáty a nabízené služby či prodávat zboží, které byly organizátorem akce odsouhlaseny, na základě údajů uvedených v doručené přihlášce organizátorovi akce. Účastník akce je povinen seznam výstavních exponátů nebo prodávaného zboží uvést do přihlášky a jejich změny neprodleně projednat s organizátorem akce.
Účastník bere na vědomí, že organizátor akce, resp. zaměstnanci organizátora akce, mohou kdykoliv v průběhu trvání akce provést kontrolu prodávaného a vystaveného zboží. V případě, že bude účastník prodávat či poskytovat jiné produkty a služby, než uvedl v Závazné přihlášce, bude na tuto skutečnost upozorněn a je povinen okamžitě sjednat nápravu. V případě zjištění opakovaného porušení ve smyslu vystaveného zboží či poskytovaných služeb, které jsou v rozporu s údaji uvedenými v přihlášce účastníka, bere účastník na vědomí, že mu bude účtována sankce ve výši 5.000 Kč, která je splatná na místě. Pořadatel je zárověn oprávněn okamžitě vyloučit tohoto účastníka z akce a to bez jakýchkoliv náhrad. Účastník akce je povinen na základě výzvy pořadatele akci okamžitě opustit.
Účastník akce plně odpovídá za své exponáty, obchodní zboží a osobní věci. Organizátor výstavy neručí účastníkovi akce za ztráty, odcizení, poškození nebo zničení exponátu či obchodního zboží, zařízení a osobních věcí. Návoz a odvoz exponátů a obchodního zboží se řídí pokyny organizátora v Organizačních pokynech pro montáž, demontáž a průběh výstavy.
Před ukončením akce je zakázáno vyklízení expozice a prodejních stánku, účastník má tak povinnost dodržet otevírací dobu akce.
CENA A PLATEBNÍ PODMÍNKY
Účastník akce se zavazuje zaplatit pořadateli registrační poplatek, pronájem plochy a všechny objednané služby do dne splatnosti uvedeného na zálohové faktuře vystavené organizátorem akce. Zálohová faktura bude zaslána na mail uvedený v hlavičce Závazné přihlášky. Účastník je povinen uvádět správné údaje týkající se mailové adresy a mailovou schránku si pravidelně kontrolovat. Platba v hotovosti na místě je zpoplatněna paušální částkou 500 Kč.
Ceny jsou stanoveny na celou dobu akce a zahrnují adekvátní část nájmu, základní osvětlení pavilonu, propagaci výstavy, produkční a manažerské práce, pořadatelskou službu, ostrahu areálu, požární ochranu, úklid pavilonu a exteriéru mimo výstavní expozice a odvoz odpadu.
Ceny uvedené na přihlášce jsou bez DPH, pokud není uvedeno jinak. Pokud se účastníkovi akce nepodaří splnit všechny jeho závazky související s výstavou, může pořadatel akce zadržet exponáty nebo zboží tohoto účastníka akce nebo je nechat uskladnit na náklady a zodpovědnost příslušného účastníka akce, a to za účelem uhrazení všech nesplněných závazků organizátora i bez soudního vymáhání. Organizátor je oprávněn tyto exponáty nebo zboží prodat veřejně i soukromě nebo je použít podle vlastní úvahy po uplynutí 30 dnů po ukončení akce v případě, že se účastníkovi akce nepodaří závazky do této lhůty splnit.
STORNO PODMÍNKY
V případě zrušení účasti na výstavě ve lhůtě 35 –21 dnů před zahájením výstavy, se účastník zavazuje uhradit organizátorovi částku ve výši 50 % z celkové ceny všech objednaných služeb.
V případě zrušení účasti na výstavě ve lhůtě 20 – 0 dnů před zahájením výstavy, se účastník zavazuje uhradit organizátorovi částku ve výši 100 % z celkové ceny všech objednaných služeb.
VÝSTAVBA EXPOZIC, PRŮBĚH A UKONČENÍ AKCE
Termín montáže, demontáže a provozní doby výstavy určuje organizátor a informuje o tom účastníky akce v dostatečném časovém předstihu před zahájením výstavy prostřednictvím „ORGANIZAČNÍCH POKYNŮ PRO MONTÁŽ, DEMONTÁŽI A PRŮBĚH VÝSTAVY“.
Veškeré exponáty musí být trvale vystaveny po celou dobu konání akce, není povoleno rozebírat nebo balit expozice před oficiálním ukončením výstavy.
V případě porušení je organizátor oprávněn účtovat účastníkovi sankční poplatek ve výši 5.000 Kč za každé takové porušení. Tato sankce je splatná ihned, v hotovosti na místě. V případě nezastihnutí vystavovatele mu bude zaslán podklad na úhradu sankčního poplatku, kde bude stanoven termín úhrady vč. řádně doložené fotodokumentace a potvrzeného protokolu.
Účastník akce musí udržovat svůj stánek v čistotě a pořádku po celou dobu výstavy.
Výstavní nebo prodejní stánky nesmí z bezpečnostních důvodů přesahovat do komunikace. Výstavní exponáty nebo obchodní zboží musí být vystavováno nebo prodáváno pouze v rámci určené výstavní expozice nebo prodejního stánku. Zejména není přípustné vystavené zboží umísťovat před prodejní stánky.
„ORGANIZAČNÍ POKYNY PRO MONTÁŽ, DEMONTÁŽI A PRŮBĚH VÝSTAVY“ budou účastníkům akce zaslány společně s fakturou. Zároveň budou umístěny na webových stránkách pod hlavičkou jednotlivých akcí. Tyto pokyny jsou pro účastníky akce ZÁVAZNÉ!
PROPAGACE A REKLAMA
Účastník akce je oprávněn propagovat své exponáty nebo svou činnost pouze ve vlastní expozici, tak aby nerušil ostatní účastníky akce. Umístění billboardu, poutačů, transparentu nebo rozsev plakátů mimo vlastní expozici je možný pouze v místech k tomu organizátorem určených až po zaplacení stanoveného poplatku.
Účastník akce je ze zákona povinen při provozování hudební produkce na pronajaté ploše tuto činnost samostatně ošetřit (OSA, INTERGRAM).
BEZPEČNOST A POJIŠTĚNÍ
Účastník akce je povinen dodržovat všeobecné platné právní předpisy České republiky, technické normy, bezpečnostní, provozní, dopravní a protipožární předpisy. Dále je objednatel povinen respektovat pokyny provozovatele a jím pověřených pracovníků a řídit se pokyny strážní služby při vjezdu dopravním prostředkem do areálu výstaviště.
Parkování vozidel v areálu výstavište je zakázáno, mimo výjimek udelených organizátorem výstavy. V takovém případě bude účastníkovi vydán zvláštní parkovací průkaz. Tento parkovací průkaz muže být zpoplatněn. Výše poplatku bude individuální dle velikosti výstavy. S parkovacím průkazem je možné v areálu výstaviště parkovat, ale pouze na místech k tomu určených.
V případe porušení je organizátor oprávněn účtovat po účastníkovi sankční poplatek ve výši 2.000 Kč za každé takové porušení. Tato sankce je splatná ihned, v hotovosti na místě.
Stání vozidel ve vjezdech a na příjezdových trasách do pavilonu je povoleno pouze na dobu nezbytně nutnou, v časech určených „ORGANIZAČNÍMI POKYNY PRO MONTÁŽ, DEMONTÁŽI A PRŮBĚH VÝSTAVY“.
V areálu výstavište je zakázáno nocovat. V pavilonech je zakázáno kouřit. Veškeré riziko spojené s účastí na veletrhu nese účastník akce.
Přestože je průběh akce zabezpečen všeobecnou ostrahou organizátora, doporučujeme, aby se účastník akce postaral o pojištění proti krádeži, požárům a jiným rizikům. Organizátor nenese odpovědnost za ztráty, zničení nebo poškození exponátů a zařízení stánku.
Účastník akce ručí za jím způsobené škody na majetku organizátora nebo ostatních účastníků akce, a to i v případě, že škodu způsobil jeho spoluvystavovatel.
REKLAMACE
Účastník akce může uplatnit reklamaci na práce a služby formou zápisu s garantem pavilonu, popř. s manažerem akce bez zbytečného odkladu, nejpozději však v den ukončení akce. Na pozdější reklamace nebude brán zřetel.
ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
V případě, že organizátor v důsledku jím nezaviněných okolností (např. živelné pohromy) nemůže výstavu zahájit, nebo zajistit její konání po celou stanovenou dobu na celém výstavišti nebo na jeho části, uvědomí o tom ihned účastníky akce. Veškeré závazky vzniklé pořadateli z uzavřené smlouvy o účasti účastníka akce zanikají. V tomto případě nepřísluší účastníkovi akce žádný nárok na náhradu vzniklých škod.
Účastník akce je povinen seznámit se se „ZÁVAZNÝMI PODMÍNKAMI ÚČASTI NA AKCÍCH pořádaných MKZ v Litoměřicích, p.o.“, seznámit s nimi i všechny své zaměstnance, případně další osoby, které budou po dobu konání akce na výstavišti působit pod hlavičkou jejich závazné přihlášky.
V případě porušení některých ustanovení těchto „ZÁVAZNÝCH PODMÍNEK ÚČASTI NA AKCÍCH pořádaných MKZ v Litoměřicích, p.o.“ je pořadatel oprávněn vyloučit účastníka akce z další účasti na akci bez náhrady.
