ZÁVAZNÉ PODMÍNKY K ÚČASTI - Zahrada Čech 2025
DEFINICE POJMŮ
„akce“ či „výstava“ - konkrétní akce s názvem uvedeným v závazné přihlášce k dané akci s termínem a místem konání uvedeném v závazné přihlášce k dané akci;
„cena speciálních služeb“ – cena za speciální služby dle cenové nabídky organizátora akceptované účastníkem;
„doba trvání akce“ – doba trvání akce (termín akce) je uvedena v závazné přihlášce k dané akci a v ORGANIZAČNÍCH POKYNECH K AKCI;
„druh prostoru akce“ či „druh plochy“ – rozčlenění plochy na typy ploch (např. v pavilonu, v exteriéru) a do sektorů (např. sektor A, sektor B, Mírové náměstí apod.), jak je uvedeno v závazné přihlášce;
„e-mailová adresa organizátora“ - e-mailová adresa s doménou @mkz.ltm.cz či @zahrada-cech.cz;
„e-mailová adresa pro přihlášky“ - info@zahrada-cech.cz;
„expozice“ - využití plochy účastníka pro vystavování, předvádění, nabízení, prodávání či jakékoli jiné poskytování či prezentování sortimentu dle uzavřené smlouvy o užívání plochy a poskytnutí souvisejících služeb;
„garant pavilonu“ či „garant“ - kontaktní osoba organizátora pro konkrétní pavilon, resp. úsek prostorů akce; osoba garanta je označena (zpravidla štítkem/jmenovkou), kontaktní údaje (tel. číslo) na garanta jsou uvedeny (vyvěšeny) v dotčených prostorách akce;
„manažer výstavy“ - kontaktní osoba organizátora akce uvedená pro danou akci na závazné přihlášce;
„ObčZ“ - zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů;
„organizátor“ či „pořadatel“ - Městská kulturní zařízení v Litoměřicích, příspěvková organizace, se sídlem Litoměřice, Na Valech 2028, PSČ 412 01, IČO: 44557141, DIČ: CZ44557141, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Ústí nad Labem, oddíl Pr., vložka 1173;
„plocha účastníka“ - plocha, příp. prostor – stánek, poskytnutá účastníkovi a specifikovaná druhem plochy a rozsahem (m2/množstvím kusů) dle uzavřené smlouvy o užívání plochy a poskytnutí souvisejících služeb (tj. dle potvrzené závazné přihlášky, v případě modifikace závazné přihlášky zájemce vč. úprav dle modifikace stanovené organizátorem, resp. dle zájemcem vybrané modifikace);
„prostor akce“ - areál výstaviště Zahrada Čech v Litoměřicích či jiné prostory uvedené v závazné přihlášce k dané akci;
„referent výstavy“ - kontaktní osoba organizátora akce uvedená pro danou akci na závazné přihlášce; manažer výstavy a referent výstavy mají ve vztahu k akci, vč. komunikace se zájemcem/účastníkem, apod. shodné pravomoci, jedná se o interní rozlišení osob na straně organizátora;
„sjednaná cena“ - částka tvořená součtem jednotkových cen vynásobených jejich množstvím za všechny sjednané položky zahrnující případný registrační poplatek (registrační poplatek není stanoven pro všechny akce), cenu za poskytnutí plochy účastníka, cenu za poskytnutí základních služeb a v případě sjednaných speciálních služeb též ceny těchto speciálních služeb; organizátor vystaví účastníkovi na sjednanou cenu zálohový daňový doklad, organizátor je přitom oprávněn vystavit zvlášť (samostatně) zálohový daňový doklad na sjednanou cenu bez ceny speciálních služeb a zálohový daňový doklad na cenu speciálních služeb (dále jen „zálohová faktura“);
„smlouva o užívání plochy a poskytnutí souvisejících služeb“ či „smlouva“- 1) organizátorem potvrzená závazná přihláška nebo 2) v případě organizátorem navrhované modifikace závazné přihlášky zájemce (zejm. ohledně druhu a velikosti požadované plochy, základních služeb či sortimentu) i) v případě organizátorem jednoznačně stanovené modifikace závazná přihláška zájemce vč. úprav dle modifikace stanovené organizátorem, nebylo-li uzavření smlouvy zájemcem ve stanovené lhůtě odmítnuto, nebo ii) v případě variant modifikace závazná přihláška zájemce vč. úprav dle zájemcem vybrané modifikace;
„sortiment“ či „exponáty“ – předváděné, vystavované, nabízené, prodávané či jakkoli jinak poskytované či prezentované zboží, služby, zaměření či obor vzdělání, kulturních, sportovních či jiných aktivit, apod. odsouhlasené organizátorem dle uzavřené smlouvy o užívání plochy a poskytnutí souvisejících služeb; pro vyloučení pochybností se uvádí, že jakékoli ustanovení (ujednání) týkající se sortimentu se v plném rozsahu vztahuje též na exponáty a naopak;
„speciální služby“ - speciální služby poskytované či zajišťované ze strany organizátora nad rámec základních služeb zahrnující např. stavbu stánku, úklid plochy účastníka, služby bezpečnostní agentury, poskytnutí mobiliáře, inventáře či jiného vybavení, apod.; zájemce/účastník není povinen tyto speciální služby poptat u organizátora a organizátor není povinen tyto speciální služby poskytnout - speciální služby jsou poskytovány pouze v případě, že se organizátor s účastníkem dohodnou na rozsahu a ceně speciálních služeb, a to za předpokladu plné úhrady ceny speciálních služeb organizátorovi před jejich poskytnutím;
„účastník“ či „vystavovatel“ – osoba uvedená v závazné přihlášce, s níž byla uzavřena smlouva o užívání plochy a poskytnutí souvisejících služeb; pro vyloučení pochybností se uvádí, že jakékoli ustanovení (ujednání) týkající se účastníků se v plném rozsahu vztahuje též na vystavovatele a naopak, není-li výslovně uvedeno jinak;
„výstaviště“ - areál výstaviště Zahrada Čech v Litoměřicích
„zájemce“ - osoba uvedená v závazné přihlášce doručené organizátorovi;
„základní služby“ – základní služby uvedené v kalkulaci ceny v závazné přihlášce zahrnující zejména přívod elektrického proudu, připojení vody a odpadu, parkování (jednotlivé akce nemusí zahrnovat veškeré uvedené základní služby), a to v rozsahu dle uzavřené smlouvy o užívání plochy a poskytnutí souvisejících služeb (tj. dle potvrzené závazné přihlášky, v případě modifikace závazné přihlášky zájemce vč. úprav dle modifikace stanovené organizátorem, resp. dle zájemcem vybrané modifikace); ceny za základní služby uvedené v kalkulaci ceny představují paušální částku za připojení vč. odběru el. energie/vody za celou dobu trvání akce;
„závazná přihláška“ – přihláška na konkrétní akci s názvem uvedeným v závazné přihlášce k dané akci s termínem a místem konání uvedeném v závazné přihlášce k dané akci;
„zřizovatel“ - Město Litoměřice, IČO: 00263958, sídlo Mírové náměstí 15/7, 412 01 Litoměřice
PŘIHLÁŠKA
Závazná přihláška na akci je uveřejňována na webových stránkách organizátora. Závaznou přihlášku na akci může dále organizátor poskytnout (zpřístupnit) potenciálním zájemcům o účast na akci zejména v rámci prezentace organizátora (např. výjezdní výstava organizátora), příp. v rámci prohlídky výstaviště, apod.
V případě zájmu o účast na akci zájemce doručí organizátorovi řádně vyplněnou závaznou přihlášku k dané akci, a to na e-mailovou adresu pro přihlášky (zájemce si stáhne závaznou přihlášku z webových stránek organizátora, tuto vytiskne a vyplní, a naskenovanou odešle na příslušný e-mail pro přihlášky), případně závaznou přihlášku vyplní a odešle přímo z webového prohlížeče (tato varianta je přístupná pouze pro některé akce), případně vyplněnou závaznou přihlášku předá organizátorovi v listinné podobě v rámci prezentace organizátora či předem sjednané prohlídky výstaviště, apod. (viz předchozí odstavec).
Zájemce je závaznou přihláškou doručenou organizátorovi vázán, a to po dobu 30 dnů ode dne doručení závazné přihlášky organizátorovi, v níž organizátor závaznou přihlášku zájemce potvrdí, příp. navrhne modifikaci, nebo odmítne; nepotvrdí-li organizátor v této lhůtě závaznou přihlášku jednoznačným úkonem (jednáním), příp. neuvede-li v této lhůtě požadované modifikace, platí, že závazná přihláška zájemce byla odmítnuta.
Závazná přihláška zájemce doručená organizátorovi je pro zájemce závazná i v případě, že se organizátor se zájemcem/účastníkem nedohodnou na rozsahu a ceně speciálních služeb poptaných zájemcem/účastníkem. Jakékoli požadavky či informace uvedené zájemcem v závazné přihlášce v poznámce nejsou pro organizátora závazné a nemají vliv na uzavření smlouvy o užívání plochy a poskytnutí souvisejících služeb.
V případě, že organizátor závaznou přihlášku zájemce akceptuje co do požadavků zájemce na plochu (druh a velikost) a základní služby, doručí organizátor zájemci potvrzení závazné přihlášky na e-mail zájemce uvedený v závazné přihlášce. Doručením potvrzení závazné přihlášky zájemci je uzavřena smlouva o užívání ploch a poskytnutí souvisejících služeb na danou akci. Konkrétní umístění plochy v rámci druhu plochy je určeno organizátorem až následně, organizátor v tomto ohledu není povinen přihlédnout k požadavkům zájemce. V případě zájmu a možnosti organizátora poskytnout účastníkovi speciální služby (poptávku speciálních služeb uvádí zpravidla již zájemce v závazné přihlášce v poznámce) připraví (zpracuje) organizátor individuální cenovou nabídku; organizátor není povinen do nabídky zahrnout veškeré poptané speciální služby, resp. organizátor není povinen nabídnout žádné speciální služby. Cenovou nabídku speciálních služeb organizátor doručí zájemci/účastníkovi následně (tj. cenová nabídka nemusí být a zpravidla není doručena spolu s potvrzením závazné přihlášky). Speciální služby jsou účastníkovi poskytovány pouze v případě, že se organizátor s účastníkem dohodnou na rozsahu a ceně speciálních služeb (účastník je povinen organizátorovi zaslat e-mail se sdělením, zda cenovou nabídku organizátora akceptuje či odmítá, nedohodnou-li se strany v konkrétním případě jinak), a to v rozsahu dle cenové nabídky organizátora akceptované účastníkem a za předpokladu plné úhrady ceny speciálních služeb organizátorovi před jejich poskytnutím.
V případě, že organizátor nemůže splnit veškeré požadavky zájemce ohledně plochy (např. druh a velikost plochy, její umístění apod.) či základních služeb, zejm. s ohledem na již vyčerpanou kapacitu dané plochy či základních služeb, či organizátor v plném rozsahu neakceptuje specifikaci sortimentu uvedenou v závazné přihlášce, je závazná přihláška zájemce doručená organizátorovi pro zájemce závazná s těmito právy organizátora a zájemce: Organizátor v e-mailu doručeném zájemci uvede navrhovanou i) jednoznačně stanovenou modifikaci závazné přihlášky nebo ii) varianty modifikace závazné přihlášky (zejm. ohledně druhu a velikosti plochy, základních služeb či ohledně sortimentu).
V případě jednoznačně stanovené modifikace závazné přihlášky ze strany organizátora (tj. stanovení konkrétního druhu a/nebo velikosti plochy, úpravy rozsahu konkrétních základních služeb a/nebo specifikace sortimentu, např. zákaz konkrétního sortimentu) je zájemce oprávněn uzavření smlouvy o užívání plochy a poskytnutí souvisejících služeb odmítnout a toto odmítnutí ve lhůtě tří dnů ode dne doručení modifikace organizátora doručit organizátorovi (postačí e-mailem). Smlouva o užívání ploch a poskytnutí souvisejících služeb na danou akci je uzavřena marným uplynutím stanovené lhůty (v případě, že zájemce v této lhůtě doručí organizátorovi potvrzení modifikace stanovené organizátorem je smlouva uzavřena již doručením takového potvrzení organizátorovi), a to ve znění závazné přihlášky zájemce vč. úprav dle modifikace stanovené organizátorem. Je-li ve stanovené lhůtě organizátorovi doručeno odmítnutí uzavření smlouvy ze strany zájemce (zájemce je tak oprávněn učinit pouze v případě navrhované modifikace závazné přihlášky organizátorem), závazná přihláška zájemce se ruší a smlouva není uzavřena.
V případě variant modifikace závazné přihlášky ze strany organizátora (např. organizátor dá zájemci na výběr z více druhů plochy) je zájemce povinen ve lhůtě tří dnů ode dne doručení variant modifikace organizátora doručit organizátorovi (postačí e-mailem) sdělení, v němž zvolí vybranou modifikaci. Smlouva o užívání ploch a poskytnutí souvisejících služeb na danou akci je uzavřena doručením organizátorovi sdělení zájemce s výběrem modifikace, a to ve znění závazné přihlášky zájemce vč. úprav dle zájemcem vybrané modifikace (zájemce je oprávněn zvolit pouze jednu z variant modifikace s tím, že byla-li současně organizátorem stanovena modifikace ohledně sortimentu, platí ve vztahu k sortimentu modifikace stanovená organizátorem). Není-li ve stanovené lhůtě organizátorovi doručeno sdělení zájemce se zvolením vybrané modifikace nebo je-li organizátorovi doručeno odmítnutí uzavření smlouvy ze strany zájemce (zájemce je tak oprávněn učinit pouze v případě navrhované modifikace závazné přihlášky organizátorem), závazná přihláška zájemce se ruší a smlouva není uzavřena.
Konečné rozhodnutí o přijetí závazné přihlášky zájemce provádí výhradně organizátor; organizátor není povinen závaznou přihlášku zájemce přijmout a potvrdit ani jednat o modifikaci závazné přihlášky, a je oprávněn závaznou přihlášku zájemce odmítnout z jakéhokoli důvodu (zejména v případě nevhodnosti sortimentu s ohledem na tematické zaměření akce, porušení povinností ze strany zájemce při předchozích či jiných akcích organizátora, nedostavení se na jinou akci, na níž měl zájemce s organizátorem uzavřenou smlouvu, existence splatného dluhu vůči organizátorovi, apod.).
Lhůty k odmítnutí modifikace stanovené organizátorem či sdělení zájemcem vybrané modifikace je organizátor oprávněn v konkrétním případě prodloužit a/nebo zkrátit s ohledem na (nadcházející) termín akce.
Organizátor účastníkovi vystaví a doručí zálohovou fakturu, příp. samostatně zálohovou fakturu na sjednanou cenu bez ceny speciálních služeb a zálohovou fakturu na cenu speciálních služeb. V případě prodlení účastníka se zaplacením sjednané ceny ve lhůtě splatnosti stanovené na zálohové faktuře zaniká platnost a účinnost smlouvy o užívání prostor a poskytnutí souvisejících služeb na danou akci počátkem 11. (jedenáctého) dne prodlení účastníka se zaplacením sjednané ceny (rozvazovací podmínka), ledaže organizátor v této lhůtě učiní výzvu k zaplacení (postačí e-mailem na adresu účastníka uvedenou v závazné přihlášce), jíž účastníku určí dodatečnou lhůtu k zaplacení. V takovém případě platnost a účinnost smlouvy o užívání prostor a poskytnutí souvisejících služeb na danou akci zaniká až marným uplynutím této dodatečné lhůty k zaplacení. V případě prodlení účastníka s úhradou ceny speciálních služeb není organizátor po dobu prodlení účastníka povinen speciální služby poskytovat s tím, že počátkem 11. (jedenáctého) dne prodlení účastníka se zaplacením ceny speciálních služeb zaniká jakýkoli závazek organizátora poskytnout speciální služby, v ostatním rozsahu zůstává platnost a účinnost uzavřené smlouvy o užívání prostor a poskytnutí souvisejících služeb na danou akci nedotčena. Ohledně poskytnutí dodatečné lhůty k zaplacení platí pro cenu speciálních služeb obdobně výše uvedené k placení sjednané ceny.
Uzavřenou smlouvou o užívání ploch a poskytnutí souvisejících služeb organizátor přenechává účastníkovi k úplatnému dočasnému užívání plochu účastníka v prostoru akce na dobu trvání akce, a to pro účel expozice, a zavazuje se poskytnout účastníkovi sjednané základní služby, a případně sjednané speciální služby, a účastník se zavazuje organizátorovi zaplatit sjednanou cenu (blíže viz cena a platební podmínky).
Poptá-li účastník kdykoli následně další služby nad rámec již sjednaných služeb, není organizátor povinen účastníkovi takové služby poskytnout, pro sjednání takovýchto dalších služeb platí přiměřeně ustanovení o speciálních službách. Souhlasí-li organizátor s poskytnutím jakýchkoli dalších služeb, zavazuje se účastník tyto další služby zaplatit organizátorovi ve výši a dle pokynu organizátora; v případě služeb poptaných na místě v době trvání akce je organizátor oprávněn s ohledem na cenu služby vystavit místo faktury příjmový pokladní doklad, ceník organizátora je přístupný na akci). Prodlením účastníka se zaplacením takovýchto dalších služeb organizátorovi zaniká jakákoli povinnost organizátora takovéto služby účastníkovi poskytnout, tím není dotčena platnost a účinnost uzavřené smlouvy o užívání plochy a poskytnutí souvisejících služeb.
Tematickou náplň a zaměření akce určuje pořadatel (organizátor). Účastník se zavazuje dodržovat tyto ZÁVAZNÉ PODMÍNKY K ÚČASTI, ORGANIZAČNÍ POKYNY K AKCI a v případě akce konané na výstavišti PROVOZNÍ ŘÁD VÝSTAVIŠTĚ s tím, že tyto dokumenty - ZÁVAZNÉ PODMÍNKY K ÚČASTI, ORGANIZAČNÍ POKYNY K AKCI a v případě akce konané na výstavišti PROVOZNÍ ŘÁD VÝSTAVIŠTĚ tvoří součást smlouvy o užívání plochy a poskytnutí souvisejících služeb a doručením závazné přihlášky organizátorovi zájemce/účastník potvrzuje, že se s těmito dokumenty v plném rozsahu seznámil a zavazuje se je dodržovat. Dále se účastník zavazuje dodržovat též Požární a bezpečnostní pokyny jednotlivých akcí a veškeré pokyny organizátora týkající se akce; má-li účastník za to, že pokyny organizátora jsou nevhodné, je povinen na toto organizátora upozornit. Bez souhlasu organizátora není účastník oprávněn smlouvu ani jednotlivá práva a povinnosti z ní vyplývající převést a/nebo postoupit na třetí osobu.
VÝSTAVNÍ PLOCHA - PLOCHA ÚČASTNÍKA
O konkrétním umístění plochy účastníka v rámci prostoru akce, a to konkrétně v rámci druhu prostoru akce specifikovaného (uvedeného) ve smlouvě, rozhoduje organizátor, a to zejména s ohledem na tematické členění akce, vhodnost místa, celkové uspořádání expozice a její estetickou úroveň; konkrétní umístění plochy účastníka sdělí organizátor účastníkovi e-mailem zaslaným na adresu účastníka uvedenou v závazné přihlášce. Organizátor je oprávněn kdykoli před zahájením realizace (montáže) expozic změnit konkrétní umístění plochy účastníka v rámci druhu prostoru akce specifikovaného (uvedeného) ve smlouvě, v této souvislosti účastníkovi nevzniká jakýkoli nárok na slevu či jakékoli jiné odškodnění. Přidělenou plochu účastníka ani její část nelze bez předchozího písemného souhlasu organizátora ze strany účastníka rozšiřovat ani měnit, ani poskytnout nebo přenechat k užívání třetí osobě ani umožnit třetí osobě bezesmluvní užívání plochy účastníka či její části, a to ani dočasně a ani bezúplatně.
Účastník je povinen užívat plochu účastníka i prostory akce řádně vždy tak, aby nedocházelo k poškození majetku organizátora, zřizovatele či jakýchkoli třetích osob v prostoru akce.
Účastník není oprávněn uskladňovat vybavení, zařízení, materiál, sortiment či jakékoli jiné věci v prostoru akce mimo plochu účastníka. Účastník nesmí v prostoru akce skladovat nebo přechovávat jakékoli hořlavé, výbušné, jedovaté ani nebezpečné látky vyjma organizátorem odsouhlaseného sortimentu.
SORTIMENT/EXPONÁTY
Účastník se na akci zavazuje vystavovat, předvádět, nabízet, prodávat či jakkoli jinak poskytovat či prezentovat (též jen „poskytovat/prezentovat“) pouze sortiment, který byl organizátorem odsouhlasen v uzavřené smlouvě, tedy sortiment uvedený v potvrzené závazné přihlášce případně včetně modifikace stanovené organizátorem, byla-li organizátorem stanovena modifikace závazné přihlášky ve vztahu k sortimentu. Účastník akce je povinen seznam veškerého sortimentu uvést do závazné přihlášky, jakékoli změny sortimentu jsou přípustné pouze po předchozím schválení (alespoň e-mailem) ze strany organizátora akce.
Sortiment musí odpovídat tematické náplni a zaměření akce a být v plném souladu s požadavky na sortiment dle těchto ZÁVAZNÝCH PODMÍNEK K ÚČASTI, PROVOZNÍM ŘÁDEM VÝSTAVIŠTĚ a obecně závaznými právními předpisy. Účastník není oprávněn na akci poskytovat/prezentovat sortiment, který může jakkoli ohrozit či poškodit majetek organizátora, zřizovatele či třetích osob nebo ohrozit či způsobit újmu na životě či zdraví jakýchkoli osob na akci, omamné a psychotropní látky, zbraně, střelivo, výbušniny, a dále v případě vánočních trhů a rozsvěcení vánočního stromu též svařené víno.
Účastník bere na vědomí, že mezi návštěvníky akcí jsou též osoby mladší 18 let. Účastník se v této souvislosti zavazuje dodržovat veškeré obecně závazné předpisy týkající se zákazu podávání alkoholických nápojů či jiných látek, jejichž podávání je osobám do 18 let zakázáno, osobám mladším 18 let.
Účastník není oprávněn užívat plochu účastníka k jiným účelům než poskytovat/prezentovat pouze sortiment dle předchozích odstavců tohoto oddílu SORTIMENT/EXPONÁTY.
Účastník není oprávněn užívat plochu mimo sjednanou dobu (doba, kdy jsou prostory akce přístupné pro účastníka) a současně účastník není oprávněn uzavřít či vyklízet svou expozici před skončením návštěvní (otevírací) doby pro veřejnost (blíže viz oddíl VÝSTAVBA EXPOZIC, PRŮBĚH A UKONČENÍ AKCE a ORGANIZAČNÍ POKYNY K AKCI).
Účastník (vč. všech osob na straně účastníka) je povinen chovat se a jednat s návštěvníky akce jakož i s ostatními účastníky akce a osobami na straně organizátora či zřizovatele důstojně, slušně a reprezentativně s ohledem na tematické zaměření akce, pro účastníka platí zákaz účasti na akci, zejm. poskytovat/prezentovat sortiment, pod vlivem alkoholu či jiných návykových či omamných látek.
Účastník bere na vědomí a souhlasí s tím, že organizátor, resp. zaměstnanci organizátora či osoby pověřené organizátorem, mohou kdykoliv v průběhu trvání akce provést kontrolu expozice vč. sortimentu a/nebo užívání plochy účastníka včetně chování účastníka (osob na straně účastníka). Účastník se zavazuje umožnit organizátorovi provedení této kontroly a poskytnout organizátorovi veškerou součinnost při provádění této kontroly.
V případě, že účastník bude poskytovat/prezentovat jiný než organizátorem odsouhlasený sortiment či sortiment nesplňující požadavky dle tohoto oddílu SORTIMENT/EXPONÁTY a/nebo užívat plochu účastníka v rozporu se smlouvou a/nebo se bude nevhodně chovat (zejm. nevhodně, např. vulgárně, jednat s návštěvníky akce či bude zjevně pod vlivem alkoholu, apod.), bude na tuto skutečnost organizátorem upozorněn (postačí ústně) a je povinen okamžitě zjednat nápravu, zejména přestat jakkoli poskytovat/prezentovat sortiment, o němž tak organizátor stanoví, zdržet se sklízení expozice, zdržet se nevhodného chování vůči návštěvníkům, apod.
V případě zjištění opakovaného porušení povinnosti účastníka poskytovat/prezentovat sortiment v souladu dle tohoto oddílu SORTIMENT/EXPONÁTY se účastník zavazuje zaplatit organizátorovi smluvní pokutu ve výši 5.000,- Kč za každé jednotlivé porušení takové povinnosti s tím, že v případě trvajícího prodlení (porušování povinností) se za každé jednotlivé porušení považuje každá jedna započatá hodina, v níž porušení povinnosti trvá.
Organizátor je dále oprávněn v případě zjištění opakovaného porušení povinnosti účastníka poskytovat/prezentovat sortiment dle tohoto oddílu SORTIMENT/EXPONÁTY, vypovědět smlouvu (postačí ústně na místě), a to bez výpovědní doby, tj. okamžitě vyloučit tohoto účastníka z akce. Účastník je povinen na základě výzvy organizátora (postačí ústně) v souvislosti s výpovědí smlouvy ihned uzavřít svou expozici a ukončit poskytování/ prezentaci sortimentu, akci okamžitě opustit a plochu účastníka následně vyklidit dle pokynů organizátora. V tomto případě nepřísluší účastníkovi žádný nárok na jakoukoli slevu ze sjednané ceny, vrácení zaplacené sjednané ceny, zproštění jeho závazku zaplatit sjednanou cenu ani náhradu jakýchkoli vzniklých škod s tím, že účastník se pro tento případ jakýchkoli nároků na slevu, vrácení zaplacené sjednané ceny či jakékoli škody vzdává.
V případě zjištění nevhodného chování účastníka (osoby na straně účastníka), zejm. v případě nevhodného (např. vulgárního) jednání s návštěvníky akce či jinými účastníky akce či v případě, že dotčená osoba bude pod vlivem alkoholu či jiných návykových či omamných látek, je účastník (dotčená osoba na straně účastníka) povinen na základě výzvy organizátora (postačí ústně) prostory akce okamžitě opustit, jinak bude vyveden (jedná-li se o jedinou osobu na straně účastníka, je tato povinna expozici účastníka uzavřít); nedohodne-li se organizátor s účastníkem v konkrétním případě jinak, není takto vykázaná osoba oprávněna se do prostor akce dotčený den již vrátit. V tomto případě nepřísluší účastníkovi žádný nárok na jakoukoli slevu ze sjednané ceny, vrácení zaplacené sjednané ceny, zproštění jeho závazku zaplatit sjednanou cenu ani náhradu jakýchkoli vzniklých škod s tím, že účastník se pro tento případ jakýchkoli nároků na slevu, vrácení zaplacené sjednané ceny či jakékoli škody vzdává.
Účastník akce plně odpovídá za své exponáty (sortiment) a jakékoli věci účastníka i osob na straně účastníka vč. osobních věcí. Účastník je povinen si na své náklady zabezpečit veškeré věci a majetek (vč. sortimentu a osobních věcí) vnesený kteroukoli z osob na straně účastníka do prostor akce před ztrátou (vč. odcizení) či poškozením, a to i v době, kdy není akce otevřena (přístupná) pro veřejnost a kdy není přístupná ani pro účastníka. Organizátor nenese odpovědnost za jakékoli zařízení, vybavení či jiné věci účastníka, ani za majetek a jakékoli věci vnesené kteroukoli z osob na straně účastníka do prostoru akce, a to včetně uskladněného sortimentu, zejm. neodpovídá za ztráty, odcizení, poškození nebo zničení zařízení/vybavení expozice, sortimentu či osobních věcí; příslušné pojištění těchto věcí (majetku) si na své náklady sjedná účastník. Ohledně ostrahy výstaviště organizátor upozorňuje účastníka, že ostraha výstaviště je zajištěna pouze v nočních hodinách (oplocený areál výstaviště je uzamčen, jednotlivé pavilony jsou uzamčeny), v době návštěvní (otevírací) doby pro veřejnost ani v době otevření prostor akce pro účastníky akce ostraha výstaviště zajištěna není.
Návoz a odvoz zařízení/vybavení expozice vč. sortimentu se řídí pokyny organizátora v ORGANIZAČNÍCH POKYNECH K AKCI. Před skončením návštěvní (otevírací) doby pro veřejnost je zakázáno uzavření či vyklízení expozice, účastník má tak povinnost dodržet otevírací dobu akce pro veřejnost a poskytovat/prezentovat sortiment po celou tuto dobu (dále viz oddíl VÝSTAVBA EXPOZIC, PRŮBĚH A UKONČENÍ AKCE).
CENA A PLATEBNÍ PODMÍNKY
Účastník akce se zavazuje zaplatit pořadateli sjednanou cenu do dne splatnosti uvedeného na zálohové faktuře vystavené organizátorem akce, vždy však před registrací účastníka akce. V případě, že organizátor vystaví samostatnou zálohovou fakturu na cenu speciálních služeb, musí být cena speciálních služeb uhrazena do dne splatnosti uvedeného na zálohové faktuře, vždy však před zahájením poskytování služeb. Sjednaná cena, resp. cena speciálních služeb, se hradí na bankovní účet organizátora uvedený na zálohové faktuře, není-li ohledně ceny speciálních služeb stanoveno jinak. Zálohová faktura bude zaslána účastníkovi na e-mail uvedený v hlavičce závazné přihlášky. Účastník je povinen uvádět správné údaje týkající se e-mailové adresy a e-mailovou schránku si pravidelně kontrolovat. Účastník bere na vědomí a souhlasí s rozvazovací podmínkou v případě prodlení účastníka se zaplacením, jak je uvedena výše v oddíle PŘIHLÁŠKA. PLATBA ZÁLOHOVÉ FAKTURY V HOTOVOSTI NA MÍSTĚ AKCE NENÍ POVOLENA! V případě sjednaných speciálních služeb musí být cena speciálních služeb uhrazena před zahájením poskytování služeb. V případě sjednání dalších služeb na místě v době trvání akce, musí být platba za tyto další služby organizátorovi uhrazena ihned na místě v hotovosti, je-li to v souladu s obecně závaznými právními předpisy (organizátor vystaví příjmový pokladní doklad). Organizátor provede konečné vyúčtování sjednané ceny formou závěrečné faktury vystavené organizátorem (organizátor je oprávněn vystavit samostatnou fakturu pro speciální služby); v této faktuře budou zúčtovány předchozí platby dle zálohové faktury (příp. zálohových faktur), účastník je povinen zaplatit případné nedoplatky ve lhůtě splatnosti uvedené na této závěrečné faktuře.
Ceny (částky) uvedené v kalkulaci v závazné přihlášce jsou vždy stanoveny na celou dobu akce (plocha účastníka vč. základních služeb je organizátorem vždy poskytována na celou dobu trvání akce a tyto nelze ze strany účastníka objednat pouze pro část doby trvání akce, není-li organizátorem výslovně umožněno jinak). Cena za poskytnutí plochy zahrnuje úplatu za přenechání plochy účastníka k dočasnému užívání, propagaci akce, produkční a manažerské práce organizátora, a v případě výstaviště dále základní osvětlení pavilonu, pořadatelskou službu, základní ostrahu areálu výstaviště v nočních hodinách a požární ochranu, základní úklid pavilonu a exteriéru výstaviště mimo výstavní expozice a odvoz odpadu. Provádění úklidu plochy účastníka si zajišťuje na své náklady účastník sám, není-li úklid plochy účastníka výslovně sjednán jako speciální služba, v takovém případě je účastník povinen zaplatit organizátorovi stanovenou cenu za tuto službu. V případě základních služeb zahrnujících přívod elektrického proudu, připojení vody a odpadu se jedná o paušální částku za připojení vč. odběru el. energie/vody za celou dobu trvání akce, účastník se zavazuje využívat organizátorem poskytnuté zdroje efektivně a šetrně. Jakékoli další provozní náklady spojené s užíváním plochy účastníka, resp. s expozicí (např. náklady na úklid, vysílací poplatky, vč. poplatků OSA, z.s., pojištění atp.) nese a hradí přímo účastník.
Ceny uvedené v závazné přihlášce, jakož i ceny v cenové nabídce organizátora, jsou uvedeny v Kč bez DPH, pokud není výslovně uvedeno jinak. K těmto cenám bude připočtena DPH v zákonné výši.
V případě prodlení účastníka se zaplacením jakékoli platby organizátorovi dle smlouvy vč. těchto ZÁVAZNÝCH PODMÍNEK K ÚČASTI a ORGANIZAČNÍCH POKYNŮ K AKCI (tedy zejm. vč. prodlení se zaplacením smluvních pokut) a/nebo v případě prodlení účastníka déle než 24 hodin s vyklizením a předáním plochy účastníka či jakékoli její části zpět organizátorovi v souladu se smlouvou, je organizátor oprávněn zadržet movité věci účastníka vč. sortimentu či jejich část z plochy účastníka a v případě prodlení účastníka s vyklizením plochy účastníka též převzít plochu účastníka jakýmkoliv způsobem, znemožnit účastníkovi další užívání plochy účastníka a vyklidit ji, a umístit tyto zadržené či vyklizené věci vč. sortimentu do skladu osoby vybrané dle uvážení organizátora za účelem zajištění splnění povinnosti účastníka, s níž je účastník v prodlení, to vše na odpovědnost a náklady účastníka. Účastník se zavazuje zaplatit organizátorovi veškeré náklady vynaložené na převzetí plochy účastníka a její vyklizení a/nebo uskladnění veškerých zadržených či vyklizených věcí vč. sortimentu dle tohoto odstavce, a to do 15 dnů ode dne doručení vyúčtování těchto nákladů.
STORNO PODMÍNKY
Účastník je oprávněn vypovědět smlouvu (tedy zrušit svou účast na akci) pouze písemnou výpovědí doručenou organizátorovi (postačí e-mailem) před zahájením akce; výpověď se sjednává bez výpovědní doby.
V případě doručení výpovědi organizátorovi v době delší než 35 dnů (tj. 36 dnů a více) přede dnem zahájení akce (tj. před prvním dnem doby trvání akce) organizátor dle skutkového stavu věci i) nevystaví účastníkovi zálohovou fakturu, ii) stornuje zálohovou fakturu a po skončení akce vrátí účastníkovi účastníkem skutečně uhrazenou sjednanou cenu.
V případě doručení písemné výpovědi (zrušení účasti na akci) organizátorovi ve lhůtě 35 až 21 dnů před zahájením akce, se účastník zavazuje uhradit organizátorovi částku ve výši 50 % z celkové ceny všech sjednaných položek (50 % sjednané ceny); organizátor je oprávněn započíst tuto pohledávku za účastníkem na již případně uhrazenou sjednanou cenu a po skončení akce vrátí účastníkovi pouze částku přesahující 50 % skutečně uhrazené sjednané ceny.
V případě doručení písemné výpovědi (zrušení účasti na akci) ve lhůtě 20 až 0 dnů před zahájením akce a/nebo v průběhu trvání akce, se účastník zavazuje uhradit organizátorovi částku ve výši 100 % z celkové ceny všech sjednaných položek (100 % sjednané ceny); organizátor je oprávněn započíst tuto pohledávku za účastníkem na již případně uhrazenou sjednanou cenu a po skončení akce účastníkovi na skutečně uhrazenou sjednanou cenu ničeho nevrací.
VÝSTAVBA EXPOZIC, PRŮBĚH A UKONČENÍ AKCE
Termín montáže, demontáže a provozní doby výstavy určuje organizátor a informuje o tom účastníky akce v dostatečném časovém předstihu před zahájením výstavy prostřednictvím „ORGANIZAČNÍCH POKYNŮ PRO MONTÁŽ, DEMONTÁŽI A PRŮBĚH VÝSTAVY“.
Veškeré exponáty musí být trvale vystaveny po celou dobu konání akce, není povoleno rozebírat nebo balit expozice před oficiálním ukončením výstavy.
V případě porušení je organizátor oprávněn účtovat účastníkovi sankční poplatek ve výši 5.000 Kč za každé takové porušení. Tato sankce je splatná ihned, v hotovosti na místě. V případě nezastihnutí vystavovatele mu bude zaslán podklad na úhradu sankčního poplatku, kde bude stanoven termín úhrady vč. řádně doložené fotodokumentace a potvrzeného protokolu.
Účastník akce musí udržovat svůj stánek v čistotě a pořádku po celou dobu výstavy.
Výstavní nebo prodejní stánky nesmí z bezpečnostních důvodů přesahovat do komunikace. Výstavní exponáty nebo obchodní zboží musí být vystavováno nebo prodáváno pouze v rámci určené výstavní expozice nebo prodejního stánku. Zejména není přípustné vystavené zboží umísťovat před prodejní stánky.
„ORGANIZAČNÍ POKYNY PRO MONTÁŽ, DEMONTÁŽI A PRŮBĚH VÝSTAVY“ budou účastníkům akce zaslány společně s fakturou. Zároveň budou umístěny na webových stránkách pod hlavičkou jednotlivých akcí. Tyto pokyny jsou pro účastníky akce ZÁVAZNÉ!
PROPAGACE A REKLAMA
Účastník akce je oprávněn propagovat své exponáty nebo svou činnost pouze ve vlastní expozici, tak aby nerušil ostatní účastníky akce. Umístění billboardu, poutačů, transparentu nebo rozsev plakátů mimo vlastní expozici je možný pouze v místech k tomu organizátorem určených až po zaplacení stanoveného poplatku.
Účastník akce je ze zákona povinen při provozování hudební produkce na pronajaté ploše tuto činnost samostatně ošetřit (OSA, INTERGRAM).
BEZPEČNOST A POJIŠTĚNÍ
Účastník akce je povinen dodržovat všeobecné platné právní předpisy České republiky, technické normy, bezpečnostní, provozní, dopravní a protipožární předpisy. Dále je objednatel povinen respektovat pokyny provozovatele a jím pověřených pracovníků a řídit se pokyny strážní služby při vjezdu dopravním prostředkem do areálu výstaviště.
Parkování vozidel v areálu výstavište je zakázáno, mimo výjimek udelených organizátorem výstavy. V takovém případě bude účastníkovi vydán zvláštní parkovací průkaz. Tento parkovací průkaz muže být zpoplatněn. Výše poplatku bude individuální dle velikosti výstavy. S parkovacím průkazem je možné v areálu výstaviště parkovat, ale pouze na místech k tomu určených.
Stání vozidel ve vjezdech a na příjezdových trasách do pavilonu je povoleno pouze na dobu nezbytně nutnou, v časech určených „ORGANIZAČNÍMI POKYNY PRO MONTÁŽ, DEMONTÁŽI A PRŮBĚH VÝSTAVY“.
V areálu výstavište je zakázáno nocovat. V pavilonech je zakázáno kouřit. Veškeré riziko spojené s účastí na veletrhu nese účastník akce.
Přestože je průběh akce zabezpečen všeobecnou ostrahou organizátora, doporučujeme, aby se účastník akce postaral o pojištění proti krádeži, požárům a jiným rizikům. Organizátor nenese odpovědnost za ztráty, zničení nebo poškození exponátů a zařízení stánku.
Účastník akce ručí za jím způsobené škody na majetku organizátora nebo ostatních účastníků akce, a to i v případě, že škodu způsobil jeho spoluvystavovatel.
REKLAMACE
Účastník akce může uplatnit reklamaci na práce a služby formou zápisu s garantem pavilonu, popř. s manažerem akce bez zbytečného odkladu, nejpozději však v den ukončení akce. Na pozdější reklamace nebude brán zřetel.
ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
V případě, že organizátor v důsledku jím nezaviněných okolností (např. živelné pohromy) nemůže výstavu zahájit, nebo zajistit její konání po celou stanovenou dobu na celém výstavišti nebo na jeho části, uvědomí o tom ihned účastníky akce. Veškeré závazky vzniklé pořadateli z uzavřené smlouvy o účasti účastníka akce zanikají. V tomto případě nepřísluší účastníkovi akce žádný nárok na náhradu vzniklých škod.
Účastník akce je povinen seznámit se se „ZÁVAZNÝMI PODMÍNKAMI ÚČASTI NA AKCÍCH pořádaných MKZ v Litoměřicích, p.o.“, seznámit s nimi i všechny své zaměstnance, případně další osoby, které budou po dobu konání akce na výstavišti působit pod hlavičkou jejich závazné přihlášky.