Úvod » Přihlášky pro vystavovatele » Texty k přihláškám

ORGANIZAČNÍ POKYNY K AKCI - Zahrada Čech 2025

Pojmy v těchto ORGANIZAČNÍCH POKYNECH K AKCI mají význam definovaný v ZÁVAZNÝCH PODMÍNKÁCH K ÚČASTI, nevyplývá-li z daného ujednání výslovně jinak.

REGISTRACE ÚČASTNÍKŮ AKCE
Organizátor určuje termín a čas registrace takto:
středa 10. 9. 2025 od 7.00 do 18.00
čtvrtek 11. 9. 2025 od 7.00 do 18.00

Účastníci se po příjezdu do prostor akce musí zaregistrovat: i. v případě akce konané na výstavišti v registrační místnosti na ředitelství výstaviště – účastník prokáže úhradu veškerých zálohových faktur vystavených organizátorem pro účastníka, osoba na straně organizátora účastníkovi předá plochu účastníka, příp. vč. sjednaného mobiliáře, inventáře či jiného vybavení (o předání plochy účastníka a případného vybavení strany sepíší písemný protokol podepsaný organizátorem a účastníkem), karty opravňující ke vstupu na výstaviště, příp. identifikační náramky, popř. parkovací průkazy (karty); ii. v případě akce konané mimo prostory výstaviště ###název ulice, čp./jiné označení umístění###. Účastník je vždy povinen prokázat se při registraci dokladem o úhradě veškerých zálohových faktur vystavených organizátorem pro účastníka, a to výpisem z banky nebo ústřižkem o zaplacení složenky s potvrzením o platbě (nikoliv příkazem k úhradě). Bez tohoto dokladu není možné začít se stavbou expozice (stánku).

MONTÁŽ
Organizátor určuje termín a čas montáže expozice takto:
středa 10. 9. 2025 od 7.00 do 18.00
​čtvrtek 11. 9. 2025 od 7.00 do 18.00

Veškeré montážní práce, včetně aranžování expozice a sortimentu musí být ukončeny nejpozději do 11. 9. 2025 do 18.00 hod.

Veškerá součinnost ze strany organizátora - registrace účastníků (vystavovatelů), sjednané speciální služby týkající se montáže (zejm. vydávání sjednaného vybavení, připojení sítí, apod.), je realizována pouze do 18.00 hod.

V případě akce konané na výstavišti je VJEZD do areálu výstaviště v době montáže povolen pouze JIŽNÍM VCHODEM (viz mapa), a to až po řádné registraci účastníka a vyřízení všech souvisejících povinností účastníka v registrační místnosti dle oddílu REGISTRACE ÚČASTNÍKŮ AKCE!!!

PRŮBĚH AKCE
Doba trvání akce 12.–17. 9. 2025; návštěvní (otevírací) doba pro veřejnost 12.–17. 9. 2025 od 9.00 do 17.00.

V případě akce konané na výstavišti jsou pro účastníky prostory akce otevřeny denně od 7.00 do 18.00 hod., poslední den akce (výstavy) pak do 20.00 hod. MIMO TYTO ČASY JE POBYT V AREÁLU VÝSTAVIŠTĚ ZAKÁZÁN.

V případě akce konané na výstavišti je po dobu trvání akce v nočních hodinách zajištěna ostraha výstaviště bezpečnostní službou, ostraha není zajišťována v průběhu návštěvní (otevírací) doby pro veřejnost ani v době otevření prostoru akce pro účastníky (v podrobnostech viz ZÁVAZNÉ PODMÍNKY ÚČASTI). V případě akce konané mimo výstaviště není ostraha prostor akce zajištěna.

Organizátor nezajišťuje pojištění expozic (stánků) účastníků, příslušné pojištění věcí (majetku) si na své náklady sjedná účastník (v podrobnostech viz ZÁVAZNÉ PODMÍNKY ÚČASTI).

Úklid společných prostor pavilonů interiéru výstaviště a případně úklid uvnitř expozic (stánků) výslovně sjednaný v rámci speciálních služeb bude zajišťován denně (organizátor nenabízí úklid expozic pro veškeré akce).

Po celou dobu trvání akce je zákaz prodeje a jakéhokoli i bezúplatného poskytování či propagace jakýchkoli věcí nepřihlášených osob a jakýchkoli cizích osob v prostoru akce, v případě akce konané na výstavišti toto platí i před branami výstaviště (ul. Českolipská, Na Vinici, Karla IV.). Tato plocha je součástí pronájmu organizátora. V případě porušení této povinnosti se osoba porušující tuto povinnost zavazuje organizátorovi zaplatit náhradu ve výši 5.000,- Kč; organizátor dále upozorňuje, že současně může přivolat též příslušné orgány Policie ČR či Městskou policii.

DEMONTÁŽ
Organizátor určuje termín a čas demontáže expozice takto:
středa 17. 9. 2025 od 17.00 do 20.00
čtvrtek 18. 9. 2025 od 7.00 do 15.30
pátek 19. 9. 2025 od 7.00 do 12.00

Vozidla účastníků (vystavovatelů) mohou vjet do prostoru akce až po skončení akce výstavy, tj. 17. 9. 2025 od 17.00 hod.

V případě akce konané na výstavišti je VJEZD a VÝJEZD povolen technickým vjezdem z ulice Karla IV. a branou Koliba.

Veškeré demontážní práce, předání (vrácení) organizátorem poskytnutého vybavení (mobiliáře, inventáře, apod.) a předání vyklizené plochy účastníka zpět organizátorovi musí být ukončeno nejpozději do 17. 9. 2025 do 20.00 hod.

Převzetí vybavení poskytnutého organizátorem začíná ihned po skončení akce (výstavy) pro veřejnost. Účastník předá osobě na straně organizátora (zejm. garantovi pavilonu) stánek, byl-li poskytnut, plochu účastníka a veškeré organizátorem poskytnuté vybavení (mobiliář, inventář, apod.) a jakékoli další věci poskytnuté organizátorem. Případné ztráty či jakékoli škody (poškození) je nutné oznámit okamžitě po jejich zjištění osobě na straně organizátora (zejm. garantovi pavilonu).

V případě akce konané na výstavišti NENÍ účastník (vystavovatel) oprávněn se v areálu výstaviště z bezpečnostních důvodů zdržovat mimo hodiny určené v montážních a demontážních časech a mimo otevírací doby prostor akce pro účastníky! Montáž a demontáž expozice mimo určené termíny a časy schvaluje referent či manažer výstavy.

VJEZD – PLATÍ POUZE PRO AKCE KONANÉ NA VÝSTAVIŠTI
Účastníci mohou vjet a zdržet se na výstavišti pouze v době od 7.00 do 8.45 hod., a to po složení kauce 1000,- Kč na vrátnici u technického vjezdu Karla IV. A bráně Koliba. V případě setrvání vozidlem na výstavišti po uvedeném časovém limitu je vjezd zpoplatněn částkou 1000,- Kč, která je organizátorem započtena na účastníkem složenou kauci. Přesto je účastník povinen po stanoveném časovém úseku ihned vozidlem opustit areál výstaviště.

Dne 17. 9. 2025 (poslední den) je od 15.00 do 17.00 hod. vjezd do areálu výstaviště ZAKÁZÁN.

DOPRAVNÍ PŘEDPISY
Každý účastník provozu 
(motorové i nemotorové vozidlo, každý chodec), který vjede (vstoupí) do prostoru akce vč. areálu výstaviště se stává účastníkem provozu a je povinen dodržovat veškeré obecně závazné právní předpisy v oblasti provozu na pozemních komunikacích, zejm. vyplývající ze ZÁKONA č. 361/2000 Sb. O PROVOZU NA POZEMNÍCH KOMUNIKACÍCH, v platném znění, a dále dodržovat dopravní předpisy určené dopravními značkami. Organizátor stanoví, že pro výstaviště platí obdobně obecně závazné právní předpisy v oblasti provozu na pozemních komunikacích vč. dopravních značek, zejména dopravní značka: ZÓNA S PŘEDNOSTÍ ZPRAVA (platnou v celém areálu výstaviště).

PARKOVÁNÍ
Pro účastníky akce nejsou k dispozici parkovací místa. V případě akce konané mimo výstaviště v ###název ulice, čp./jiné označení umístění###.V případě akce konané na výstavišti jsou parkovací místa v určeném oploceném prostoru. Každé parkovací místo je zpoplatněno dle sazebníku uvedeného v závazné přihlášce dané výstavy.

Parkování vozidel v areálu výstaviště je ZAKÁZÁNO, mimo výjimek udělených organizátorem. V případě udělení výjimky (na níž nemá účastník právní nárok) bude účastníkovi vydán zvláštní parkovací průkaz (karta). Tento parkovací průkaz může být zpoplatněn. Sazebník bude umístěn na webových stránkách jednotlivých akcí. S parkovacím průkazem je možné v areálu výstaviště parkovat pouze na místech k tomu určených.

V případě porušení zákazu parkování a/nebo parkování mimo určená místa se účastník zavazuje organizátorovi zaplatit smluvní pokutu ve výši 2.000,- Kč za každé takové porušení a den. V podrobnosti ke smluvním pokutám viz ZÁVAZNÉ PODMÍNKY K ÚČASTI.

TECHNICKÉ PODMÍNKY
Pro akci konanou na výstavišti je povolená výška expozic včetně límce 300 cm. Jiná výška musí být předem projednána s oprávněnou osobou na straně organizátora (zejm. referentem výstavy či manažerem). Vjíždět dopravními prostředky do pavilonů (resp. jakýchkoli vnitřních prostor areálu výstaviště) je zakázáno.
Pro všechny akce bez ohledu na místo konání platí, že: komunikace mezi expozicemi nesmí být z bezpečnostních důvodů zastavovány montovaným materiálem, obaly nebo exponáty (sortimentem). ÚNIKOVÉ CESTY A VÝCHODY MUSÍ ZŮSTAT VOLNÉ. Veškeré úpravy plochy účastníka je účastník povinen projednat s organizátorem; v podrobnostech k ploše účastníka viz ZÁVAZNÉ PODMÍNKY K ÚČASTI.

Pro akce konané na výstavišti dále platí, že nástěnné hydranty, hasící přístroje a jiná zařízení zajišťující bezpečnost nesmějí být zastavěny. Zásahy do stěn pavilonů včetně polepování nebo volných ploch jsou pro vystavovatele (účastníky) zakázány; veškeré práce související s úpravou či zásahem těchto ploch je vystavovatel (účastník) povinen objednat si u organizátora v rámci speciálních služeb, organizátor však není povinen zajišťovat jakékoli úpravy plochy účastníka. Každé poškození výstavní plochy či zařízení/vybavení nebo jakýchkoli věcí organizátora je vystavovatel (účastník) povinen uvést do původního stavu. Účastník odpovídá za správu výstavního zařízení vč. vybavení (mobiliáře, inventáře, apod.) poskytnutého účastníkovi a za jeho nepoškozené vrácení.

Veškerá připojení elektroinstalace a vody zajišťuje výhradně pořadatel (organizátor). Není dovoleno montovat zařízení, která by mohla přímo nebo nepřímo rušit provoz ostatních expozic či jakkoli poškodit majetek organizátora, zřizovatele či třetích osob. Účastník je povinen pro veškerá svá zařízení (zejm. elektro zařízení) disponovat příslušnými revizemi v souladu s obecně závaznými právními předpisy. Jakékoli škody způsobené elektroinstalací účastníka, je účastník povinen na výzvu organizátora uhradit, organizátor neodpovídá za elektroinstalace účastníka. POZOR! V případě, že účastník bude používat lednici (chladničku), doporučujeme sjednat zvlášť lednicový okruh, který nebude v noci vypínán; organizátor upozorňuje, že ostatní okruhy elektrické energie mohou být organizátorem po skončení návštěvních (otevíracích) hodin pro veřejnost vypnuty (vypojeny). V ceně lednicového okruhu není zahrnut příkon el. energie. Tento je nutno zahrnout (přičíst) do objednávky celkového příkonu el. energie.

Vodu na zalévání je možné používat pouze z organizátorem určených vodních zdrojů, ne z vodních nádrží. (Voda ve vodních nádrží je chemicky ošetřena).

Skladování obalů, instalačního materiálu, zařízení sortimentu či jakýchkoli jiných věcí mimo (zejm. před a za) expozicemi (stánky) je zakázáno. Vyrábět prvky k montáži, provádět plošné nátěry, prášit nebo jinak obtěžovat ostatní vystavovatele (účastníky) je zakázáno. Pro likvidaci vzniklého odpadu především při montáži a demontáži expozic slouží přistavené kontejnery, není-li stanoveno jinak. Informace o místě pro ukládání odpadu podá oprávněná osoba organizátora (zejm. garant pavilonu). V případě nedodržení těchto podmínek je účastník povinen uhradit vzniklou škodu.

POŽÁRNÍ A BEZPEČNOSTNÍ PŘEDPISY
(v podrobnostech dále viz též ZÁVAZNÉ PODMÍNKY K ÚČASTI)
Účastník je povinen dodržovat zejména technicko-bezpečnostní, provozní, dopravní a protipožární předpisy, a to včetně interních předpisů organizátora, se kterými byl seznámen. Účastník nesmí bez výslovného písemného (postačí e-mailem) souhlasu organizátora použít, skladovat nebo vystavovat hořlavé kapaliny, stlačené plyny, případně jiné nebezpečné látky. Každý původce odpadů je povinen s nimi nakládat dle zákona o odpadech č. 541/2020 Sb., v platném znění. V areálu výstaviště je KDEKOLIV zakázáno přespávání. Ve všech krytých výstavních prostorách akce je přísně zakázáno kouření vč. elektronických cigaret a obdobných zařízení a manipulace s otevřeným ohněm.

POJIŠTĚNÍ
(v podrobnostech dále viz též ZÁVAZNÉ PODMÍNKY K ÚČASTI)
Účast na akci je na vlastní riziko účastníka (vystavovatele, partnera). Organizátor není odpovědný zejména za vzniklé škody účastníka, které budou způsobeny v době montáže, po dobu konání akce a při demontáži.

Doporučujeme účastníkům uzavřít POJIŠTĚNÍ SVÉ EXPOZICE proti POŠKOZENÍ A KRÁDEŽI, MAJETEK SI DŮKLADNĚ A PROFESIONÁLNĚ ZABEZPEČIT A USCHOVAT a pro účastníka vč. osob na straně účastníka (zejm. pracovníky) uzavřít POJIŠTĚNÍ ODPOVĚDNOSTI za škody způsobené třetí osobě.